Stock bajo control: alertas, transferencias y reposición inteligente

El quiebre de stock: el costo invisible

Un quiebre de stock no solo significa que perdiste una venta. Significa que el cliente que buscaba ese producto se fue a la competencia, y hay una probabilidad alta de que no vuelva. En contextos de alta inflación, quedarte sin stock de un producto también significa que cuando lo repongas, el costo va a ser más alto y tu margen más chico.

Gestionar el stock de forma reactiva (reponer cuando ya te quedaste sin nada) es uno de los errores más costosos que puede cometer un comercio.

El concepto de stock mínimo

El stock mínimo es la cantidad de unidades de un producto a partir de la cual tenés que generar una orden de reposición. No es el cero: es el punto en el que todavía tenés suficiente mercadería para cubrir el tiempo que va a tardar en llegar la reposición.

Para calcularlo, necesitás dos datos:

• Velocidad de venta: cuántas unidades vendés por día en promedio.
• Lead time del proveedor: cuántos días tarda el proveedor en entregarte la mercadería desde que hacés el pedido.

Stock mínimo = velocidad de venta diaria × lead time del proveedor

Si vendés 5 unidades diarias de un producto y el proveedor tarda 4 días en entregarte, tu stock mínimo es 20 unidades. Cuando llegás a 20, tenés que hacer el pedido.

Alertas de stock: cómo configurarlas bien

Un sistema de gestión moderno te permite configurar alertas automáticas cuando el stock de un producto baja del mínimo definido. Esto elimina la necesidad de revisar el inventario manualmente todos los días.

Para que las alertas sean útiles y no ruido:

• Configurá el stock mínimo de cada producto según su velocidad de venta real, no un número genérico para todos.
• Revisá y ajustá los mínimos periódicamente, especialmente si tu volumen de ventas cambia por temporada.
• Asigná a una persona específica como responsable de recibir y actuar sobre las alertas.

Stock de seguridad: el colchón para imprevistos

Además del stock mínimo, los negocios con productos críticos suelen manejar un "stock de seguridad": unidades extra que se guardan por si el proveedor demora más de lo habitual o si hay un pico inesperado de demanda.

El stock de seguridad tiene un costo (inmovilizás capital en mercadería), así que solo vale la pena para los productos que son fundamentales para tu negocio y donde un quiebre sería muy costoso.

Transferencias entre depósitos o sucursales

Si tenés más de un local o una sala de depósito separada del punto de venta, las transferencias internas de stock son una operación cotidiana. El problema es cuando esas transferencias no se registran: el sistema muestra stock en un lugar que en realidad está en otro, y los conteos no cierran.

Cada movimiento de mercadería entre ubicaciones tiene que quedar registrado en el sistema con:

• Origen y destino del movimiento
• Producto y cantidad transferida
• Fecha y responsable de la operación

Así el sistema siempre sabe exactamente dónde está cada unidad.

Inventario periódico vs. inventario perpetuo

Inventario periódico

Contás todo el stock en una fecha determinada (una vez al mes, una vez por trimestre) y ajustás las diferencias. Es más simple de implementar pero solo te da una foto del stock en ese momento, no en tiempo real.

Inventario perpetuo

Cada entrada y salida de mercadería se registra en el sistema. El stock está siempre actualizado en tiempo real. Requiere más disciplina operativa pero es mucho más poderoso porque te permite detectar diferencias en el momento, no semanas después.

Los sistemas de gestión modernos trabajan con inventario perpetuo por defecto: cada venta descuenta automáticamente, cada compra registrada agrega. La clave está en registrar también los movimientos que no son ventas ni compras: consumo interno, mermas, roturas, donaciones.

Señales de que tu gestión de stock tiene problemas

• Frecuentemente te enterás de que un producto está agotado cuando el cliente lo pide
• Los conteos físicos siempre difieren del sistema
• Tenés mercadería que lleva meses en el depósito sin venderse
• No sabés cuáles son tus productos de mayor rotación sin hacer un análisis manual

El método ABC para priorizar la gestión

No todos los productos merecen el mismo nivel de atención. El método ABC te ayuda a priorizar, y se puede armar de dos formas. Sobre la facturación te dice qué productos mueven más la caja: sirve para el stock, para saber qué no puede faltar nunca. Sobre la ganancia te dice qué productos sostienen el resultado: sirve para decidir precios, qué negociar con el proveedor y qué podar.

• Categoría A: el grupo chico de productos que explica la mayor parte de la facturación (o de la ganancia). Máxima atención, stock siempre disponible, alertas estrictas.
• Categoría B: productos de aporte medio. Gestión estándar.
• Categoría C: muchos productos que aportan poco. Revisión periódica, posibilidad de reducir el catálogo.

Cómo hacerlo sobre la ganancia y qué hacer con cada grupo lo desarrollamos en análisis ABC de productos.

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